澳大利亚中国教育基金会第十一次会议记录

会议内容

一、带薪行政人员确定，（乐乐本人），需要提供一个tax declaration form，和入职手续，合同（刘俊会准备），10月13号殷乐乐正式入职。行政人员的入职说明，主要工作包括保管档案，其中包括宣传资料，财务档案，＊＊

二、重新请人作网站，广报告，聂会长联系了国内的一个人做网站，广与邓（做网站的人）有过沟通，邓说，网站的domian只能用他们自己的，不能用我们的，所以就不打算用他们了，小崔的朋友的可以做，但是要10几万，超出预算。陈会长和广协商后决定减掉一些功能（自动化功能，），可是还是超出预算，后来广找到了当地的朋友，大概要7千左右，但是还不能确定，费用有可能会在3000以内。现有网站只是一个information display，只是一个框架的东西的，遇到信息更新的时候可能会不够便利。小崔说我们的网站有些设计缺陷，有些图片放不上去，或者显示不出来。目前网站只可以更新文字，不可以图片的信息。目前需要更新的信息（小崔负责）：大世纪（位置不变），微信的内容放在新闻上，财政报告放在新闻或者人员介绍，richard建议财务报告应该放在corporate governance section。

三、网站工作以后小崔和广负责，为了更好的沟通以后网站更新或者任何网站变动，小崔只听一个人的命令，这样会方便工作。
雨萌会做关于会员大会的闪图，然后更新。

四、财务报告现在是general purpose（通用财务报告），但是，通用财务报告需要基金会批露的条件很高，很多，需要更多财务信息。建议使用基础（special purpose专门）报告。Richard建议前面做的财务报告格式不太对，financial report应该有一个委员会报告（committee report里面要包括内容会员介绍，做基金会的目等信息），richard有一个膜版，膜版会给刘俊，飞珊指挥雨萌来做。还有是donation方面的，要有receipt，接受捐款者要签字，我们可以准备表格。所有东西（fiancial report）弄好，24号最后一天，但是要提前一个礼拜10月17号要给richard来做最后检查。然后最后我们可以在会员大会之前给会员发出去。

五、图书馆因为时间原因，可能要在下一次讨论了，美华三所小学的图书馆项目，大家随意捐款。

六、鼓励大家都写信给孩子，雨萌推荐大家要准备一个回信的sample，乐乐一封，玉文一封，洪超一封，雨萌一封，黄莉丽一封。10月24号之前最好能给雨萌。

七、第一次会员大会
第一，乐乐手里现在都有什么档案了。然后乐乐需要写一封email“to自己”bcc所有会员通讯录里的人。起草一个会议通知，需要群发出去会议通知，越早越好。17号需要发会议通知。Email 微信，网站三种方式来发出这个会议通知。雨萌建议非会员也可以参与，需要报名为了catering purpose， vsvp required，报名10月31号截止。可以是任何人，朋友的朋友。以达到一个宣传的目的。Richard建议捐款的时候要有一个目的，比如cash donation 或者是receipt donation。但是组织工作可能会很难。陈会长建议收费，每个人10个块钱，当场交，12以下小孩不收钱（用于chips drinks之类的），专门用于catering purpose，多余的钱归入基金会行政费用。不推荐用基金会的行政费用。雨萌需要起草通知，最后由info email转出。11月4号（跑马节）地点是ruffey lake, 时间是11点－2点，12点半会议正式开始。大家来的时候先登记，做个表让他们签名。

 

八、大会之前，报告要做好，财务报告，审计报告的话annual report可代替。

九、选举表，目的：选举新人入委员会，或者现有的委员要不要连任，如果要得话，需要自己推荐自己，需要一个自荐信，大家来投票同意不同意。然后richard推荐如果要正式一点的话需要有人来收集和总结结果，但是我们可以不用这么麻烦。把所有的决议写在表格上，内容可以是，“委员会的决议是否同意我们的statement，这个statement乐乐需要准备好在17号之前” 推选刘浚进入board member，一共只能是7个人。＊根据宪法，这次会员大会，要决定明年的会员时间地点，会员出席人员必须有10％以上的人出席。

十、刘浚负责11月4号收10块钱入场券，填表让玉文和michael来负责，要布置一下会场保证没有人员miss registration。

十一、主持人确定：雨萌，宣布一下resolution是否pass，麦克风辅诚来提供。12点半开始讲。会长先讲话，然后雨萌公布结果，欢迎大家入会等等。

十二、当天需要带一些会员申请表和捐款表，现场有可能会有一些人想入会。现场收钱。收完钱登记完，要有stamp在手上。

十三、雨萌会带记者和摄影（闪闪）

十四、雨萌负责会长工作报告和会长讲话稿。

十五、黄莉丽负责会场布置。两个易拉宝，横幅，气球，麦克风，音响。胸牌。8点之前会去占场。

十六、餐饮方面：和牛肠，和牛排，洋葱，沙拉。羊肉，盐，牛油，孜然，辣椒份，啤酒，水果，chips。费用用收来的钱来换，多余的钱进入基金会行政。

十七、*将来可能会有个合作机会，variety children charity维多利亚最大的儿童基金会focus 残疾小孩，richard公司有人是他们的board member，他们发现亚洲小孩不要钱，也许不知道有这个信息，或者是宣传不到位。所以可能会有一个和我们合作的机会，来帮助当地小孩。飞珊提议如果我们要长期做下去的，我们是要涉足两边的当地和中国。（这个以后会再谈）

十八、鼓励会员加微信。不是会员的，就去基金会之友，是会员的在会员群。陈会长负责。发email的时候，要说为了方便要大家沟通，鼓励大家加微信。

十九、it微信群以后改成工作群，richard要加入进来。

二十、大事记第28项 （9月1号special meeting 通过的一项决议）

二十一、广提出，洪超或者许涛不应该再动网站的设计了，会乱。然后飞珊需要两张receipt。

二十二、会议决定乐乐作为行政需要保管基金会所有的档案。 雨萌宣传档案给乐乐保管，飞珊财务档案给乐乐保管，政府材料飞珊也会交给乐乐。顺便问melody关于最近收到的两封bank statement的信。（会员大会后开始准备这些dead line是2014年11月底）

二十三、乐乐（行政人员）的工资，按月发，每个月的最后一个星期四发工资给乐乐，但是乐乐要提前把工作的时间和内容（工作报告）交给陈会长。

二十四、会议确定每年的6月1号为捐款日